La selección de una solución ERP es una decisión crucial en cualquier organización. Contratar un buen proveedor puede disparar enormemente la eficiencia. Pero una mala elección puede resultar extremadamente costosa en tiempo y dinero. Veamos algunas pautas para orientar el difícil proceso de selección...
Por Daniel M. Aisemberg
La elección de una solución de
Enterprise Resource Planning es una decisión crucial para cualquier organización. En efecto, de la calidad del software dependerá, en gran medida, la eficiencia que podrá alcanzar la empresa en sus operaciones.También es necesario considerar que, una vez tomada la decisión, la compañía quedará vinculada por muchos años a los servicios de soporte del proveedor.Pero, ¿cómo decidir la contratación en un mercado que ofrece múltiples soluciones de ERP? ¿Cómo definir el proveedor que responde mejor a las necesidades de la organización?Elegir la solución correcta puede ser una tarea titánica. No obstante, el siguiente proceso en cinco pasos puede ahorrar muchísimo tiempo y maximizar las probabilidades de elegir el sistema apropiado.
Primer paso: listar procesos y requerimientos críticosMuchos proyectos de
implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
Segundo paso: construir una lista de posibles proveedoresEn el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?Existen algunas
herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora.
En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP.
Tercer paso: analizar fortalezas y debilidades de cada propuestaLas fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
2) Empresa implementadora¿Cuántas
implementaciones ha realizado?¿Cuál es su relación con el proveedor del software?¿Cuántos clientes tiene en la misma industria?
3) Costo total del proyecto¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?¿Cuál es el costo de las licencias?¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?¿Cuánto cuesta la
capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?¿Cuál es el costo del servicio de soporte?Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse.
Cuarto paso: determinar la mejor soluciónLa selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al
director de sistemas.Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Quinto paso: negociar y contratarAntes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las
negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la incertidumbre, este sencillo esquema de cinco pasos brinda un marco de análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la organización.
Daniel M. Aisemberg
